المراحل السبعة لدورة حياه العقود وكيفية ادارة العقود

 

المراحل السبعة  لدورة حياه العقود وكيفية ادارة العقود

اذا كان عملك متعلق بادارة العقود سواء كنت مديرا للتعاقدات فى احد الشركات او كنت محاميا تجاريا تهتم بالصفقات والاعمال التجارية فان هذا المقال سوف يشكل طريقة تفكير جديدة فى النظر الى العقود باعتبارها ليست فقط وسيلة للحصول على اتفاق مشترك بين طرفين   وانما هى علاقة طويلة الامد تنشأ وتستمر ربما بعد ذهابك انت الذى انشاتها

إدارة العقود هي عملية إدارة الاتفاقيات الملزمة قانونًا من البداية وحتى الاغلاق.

وهى تشمل إنشاء العقد والتفاوض وتنفيذ العقد ومراقبة الامتثال القانونى للعقد وتجديده أو إغلاقه

لماذا عملية ادارة العقود مهمة

تعد إدارة العقود مهمة لأن الطريقة التي تتعامل بها مع اتفاقياتك من البداية إلى النهاية ستؤثر على نتائج الاتفاقيات.

لذلك لابد من العناية والملاحظة ومتابعة العملية العقدية وانسجامها مع القوانين واصحاب المصلحة

يمكن وصف إدارة العقود الفعالة بعبارة "لا مفاجآت". عندما يتم القيام بذلك بشكل صحيح، يعرف الجميع ماذا ومتى يتوقع منهم . كذلك يمكن لشركتك رؤية ما يلوح في الأفق، ويمكنها الاستعداد بثقة لأية عمليات تدقيق، ويمكنها إثبات الامتثال القانونى في أي وقت.

 

بناء عمليات إدارة عقود موحدة وتعاونية في مؤسستك أمرًا مهمًا لأنه يجعل جميع أصحاب المصلحة يعملون بنفس الطريقة الموحدة والتعاونية فيما بينهم .

فتتمكن الشركة من تحقيق اهدافها التي تم التفاوض عليها مرارًا وتكرارًا - بالإضافة إلى إيجاد فرص لتعزيز مكانتها.

المراحل السبع لدورة حياة العقد

1.  نقطة البداية ونشوء العقد Inception
2.  التفاوض negotiation
3. وضع العقد موضع التنفيذ Execution
4. وضع العقد موضع الحركة والتفاعل start up
5.  وضع العقد موضع الملاحظة والرقابة Monitoring
6.  تجدد العقد renewal
7.  انهاء العقد closeout

قبل التوقيع

مصطلح موجز يغطي الفترة والإجراءات السابقة على توقيع العقد. يتضمن خطوات مثل صياغة العقد، والنماذج، والخطوط الحمراء، والتفاوض.

  بعد التوقيع

مصطلح يغطي الفترة والإجراءات التي تلي توقيع العقد. ويتضمن عناصر مثل تتبع الالتزامات وإدارة الأداء والامتثال القانونى وحل النزاعات وتجديد العقود.

، وبالتركيز على المراحل السبع، تمثل كل منها فرصة للأعمال التجارية لتعظيم القيمة المتحققة من عقودها وحماية مصالحها.

قبل التعمق فى كل مرحلة هناك مفهوم هام لابد ان نتعرض لة بالبحث حتى نكون قد الممنا بالموضوع وهو

ادارة دورة حياة العقد contract lifecycle management clm

هي العملية التي يمكن للمؤسسة من خلالها تحسين الطريقة التي تدير بها دورة حياة العقود والاتفاقيات التي تنشئها وتتعامل معها.

يمكن أن يشمل ذلك إدارة عقود البائعين، وعقود الجهات الخارجية، وعقود العملاء، واتفاقيات البيع، واتفاقيات الملكية الفكرية، وعقود العمل، واتفاقيات عدم الإفصاح، وعقود العمل، والعقود القائمة على القيمة أو النتائج وجميع أنواع العقود والاتفاقيات الأخرى.

الان دعونا نتعمق فى كل مرحلة بتفصيل اكثر

1-البداية والاستهلال للعقد Initiation/Inception

عندما تنشا الحاجة لمنتج جديد او خدمة جديدة او شريك جديد فى مرحلة الاستهلال للعقد نحن فى حاجة الى عملية واضحة ومفهومة نستطيع اتباعها بيسر وسهولة لكى نفهم متطلبات واحتياجات اطراف العقد .وتفاصيل طرفى العقد وبياناتهم. وموافقتهم على توقيع عقد مشترك

وبالرغم من اهمية هذة التفاصيل فانة من المثير للدهشة عدد المرات التي لا يتم فيها تسجيل هذه التفاصيل وعدم التحكم فيها بشكل كامل أو عدم تغطيتها بتفاصيل كافية. إن الحصول عليها بشكل صحيح يجعل بقية العملية أكثر وضوحًا."

اجراءات ( ادارةدورة حياة العقد)clm  فى هذة المرحلةهى :

• تحديد أصحاب المصلحة
• تجمع المتطلبات عبر الأعمال
• تحديد المورد المحتمل والفحص الأولي

2-Contract Negotiation مرحلة التفاوض

معظم تركيز مديرين التعاقدات غالبا مايكون حول تقليل التكلفة اوالتحكم فى اجراءات سريان التعاقد. على اى حال فانة من المهم التوصل الى اتفاق متبادل بين طرفى التعاقد يكونوا فية راضيين وسعداء.

فى هذة المرحلة يحاول مدير التعاقدات التوصل الى اتفاق متبادل ومفيد لجميع الاطراف

win to win deal

اجراءات (ادارة دورة حياة العقد)clm  فى هذة المرحلةهى :

• اختيار المورد المفضل
• ثم إصدار مسودة العقد
• المراجعة القانونية والخطوط الحمراء

3- التنفيذ Execution

وبمجرد التوصل إلى اتفاق، يجب توقيع العقودمن قبل الأطراف المعنية. ويجب تقديم العقود النهائية، مع جميع التغييرات المتفق عليها، ومشاركتها مع أصحاب المصلحة الرئيسيين.

اجراءات (ادارة دورة حياة العقد)clm  فى هذة المرحلةهى :

• تم إنشاء العقود النهائية ومشاركتها، بالإضافة إلى الملخص
• تحديد ما إذا كان التوقيع سيكون إلكتروني أو التوقيع العادى مطلوبًا
• يتم توقيع العقد من قبل الأطراف ذات الصلة

4-وضع العقد موضع الحركة والتفاعل start up

فى هذة المرحلة لابد من استخراج البيانات الوصفية الرئيسية للعقد وتسمى ال metadata

ثم تضاف هذة البيانات الى سجل العقود المركزى او السحابى الخاص بالشركة

وهنا يلزم الحذر من اهمال هذة المرحلة بسبب وجود العجلة نحو تنفيذ العقد

👎والا فسوف يؤدى لمشاكل كثيرة مستقبلا

اجراءات (ادارة دورة حياة العقد) clm  فى هذة المرحلةهى :

• توثيق السمات الرئيسية للعقد وإضافتها إلى السجل المركزي
• تعزيز الوعي والفهم للعقد مع أصحاب المصلحة
• الحصول على و تعيين الأدوار والمسؤوليات لإدارة العقود الجارية

المراحل السبعة لدورة حياة العقد 

5- وضع العقد موضع الملاحظة والرقابة Monitoring

مراقبة وملاحظة أداء وسريان العقد بشكل مستمر والرقابة الدورية لضمان تحقيق الأهداف والمعالم، خاصة فيما يتعلق بالإنفاق والإيرادات. يمكن أن تساعد مراقبة العقود أيضًا الشركات على ضمان الحفاظ على الامتثال القانونى دائمًا - خاصة في عالم يمكن أن يتغير فيه التنظيم بسرعة.

يجب على كلا الطرفين التأكد من امتثالهما لالتزاماتهما التعاقدية، حيث يقوم المورد بتسليم ما تم طلبه أو الاتفاق عليه.

اجراءات (ادارة دورة حياة العقد)clm  فى هذة المرحلةهى :

• المتابعة والرقابة الدورية للالتزامات العقدية الواقعة على الاطراف

• قياس الأداء من خلال استخدام بطاقات الأداء المتوازن وقوائم المراجعة

• إجراء مراجعات تجارية وتجارية منتظمة

• إدارة نزاعات العقود حسب الضرورة

6/ تجدد العقد renewal

يوفر تجديد العقود فرصة هائلة للتحكم في التكاليف وخفضها، والتفاوض على شروط أفضل وتعميق العلاقات مع الموردين. ومع ذلك، فهي فرصة يتم إهدارها في كثير من الأحيان بسبب سوء عمليات إدارة العقود.

في كثير من الأحيان، تفشل الشركات في تحقيق أقصى استفادة من تجديد عقودها.

من السهل جدًا أن تنسى القيام بتجديد العقد ووضع شروط جديدة لمصلحتك ، ولكن غالبا قبل أن تدرك ميعاد التجديد ، تأتي تواريخ التجديد وتنتهي وتجد نفسك ملتزمًا لمدة عام آخر (أو أطول) سواء أعجبك ذلك أم لا.

ومن جهة اخرى ، والذى قد يؤدى الى عواقب مدمرة بنفس القدر، ان هناك ما يسمى باتفاقيات الإنهاء التلقائي. فإذا كان لديك مثلا  عقد خدمة سحابية بالغ الأهمية يتضمن شرط الإنهاء التلقائي ( بعد سنةمن تحرير العقد اى ان مدة الخدمة فى العقد  هى سنة واحدة)

ثم يمر العام وانت لم تستعد جيدا لحلول تاريخ الانهاء التلقائى ، او نسيت تاريخ التجديد او ضاع منك العقد, فقد تجد ان عملك معرضًا لخطر الفشل إذا لم يعد الوصول إلى الخدمة أو النظام متاحًا.

يعد وجود رؤية واضحة لجميع تجديدات العقود أمرًا حيويًا لاستخلاص الفائدة المرجوة من هذه الاتفاقيات وتقليل المخاطر.

يجب أن تكون الأولويات الرئيسية هي تسجيل البيانات في مكان يمكن الوصول إليه بسهولة، وإعداد التذكيرات وتحديد المسؤول عن مراجعة العقد.

اجراءات (ادارة دورة حياة العقد)clm فى هذة المرحلةهى :

• الالية المستمرة لعمليات التجديد والموافقات على العقود، والتي يتم تفعيلها حسب التواريخ الرئيسية

• تقييم الموردين المتنافسين من حيث القدرة والسعر

• سؤال واستبيان المستخدمين الداخليين للحصول على تعليقات حول أداء الموردين

 

7/ انهاء العقد closeout

هذه المرحلة يقوم باهمالها كثير من مديرى التعاقدات او مكاتب وشركات المحاماه لانة غالبا يكون قد انتهى العمل مع اطراف العقد من مدة وليس هناك عائد مادى واضح ملموس من وراء متابعة انهاء العقد

ومع ذلك، لا يمكنك أبدًا معرفة المعلومات التي قد تحتاجها في المستقبل.

يمكن أن تتغير المتطلبات ، ومن الممكن ان تظهر الحاجة الى  إجراء عمليات تدقيق للأنشطة السابقة، 

ويمكن أن تصبح المعلومات التي اعتقدت سابقًا أنها غير ذات اهمبة قد اصبحت ذات أهمية بالغة.

ولهذا السبب من الضروري إغلاق العقود بشكل مناسب.

اجراءات (ادارة دورة حياة العقد)clm  فى هذة المرحلةهى :

• عليك ان تسجل أداء العقد مقابل مؤشرات الأداء الرئيسية
• تحقق من السجل بحثًا عن الفجوات والنواقص وأضف المعلومات كما هو مطلوب
• انقل سجل العقد إلى الأرشيف للرجوع إليه مستقبلاً

فى الخاتمة ارجو ان يكون المقال قد اضاف الى معلوماتكم ولو الشىء اليسير واشكركم على المتابعة لمقالاتى